Gestión del consentimiento de profesionales sanitarios
Firma en la visita, por WhatsApp, SMS o email y en congresos. Con registro de auditoría para Compliance y sincronización con el CRM.
Consentimiento firmado
- Acepta
- Información científica y Formación
- Por
- Email y WhatsApp
- En la visita
- SMS
- QR en congresos
Una solución de
Qué opciones existen actualmente para gestionar el consentimiento del HCP
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Gestores de cookies
Gestionan el consentimiento de los visitantes de una web. No cubren otras formas de comunicación.
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Módulos de consentimiento de los CRM
Incluyen consentimiento, pero con poca flexibilidad: cambiar una finalidad o un texto legal suele requerir un proyecto con el proveedor.
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Papel
Se archiva o se pierde. No permite cambiar un solo canal ni demostrar qué versión del texto firmó el HCP.
Ninguna de estas opciones se adapta 100% a la realidad de relación entre el delegado o el MSL y el HCP.
Qué es
Una aplicación web para recoger, guardar y gestionar el consentimiento de los profesionales sanitarios.
Específica para laboratorio y HCPs
Finalidades, canales y textos legales pensados para la red comercial y los MSL.
Sin instalación
Funciona en el navegador del móvil, la tablet o el ordenador.
Con o sin CRM
Se puede usar sola desde el primer día y conectarla después.
Licencia sin trampas
Suscripción anual sin importar volumen y uso de la plataforma.
OptinFlex no sustituye a su CRM. Se ocupa exclusivamente de una gestión eficiente y rigurosa del consentimiento.
Tres formas de recoger el consentimiento
En la visita
El HCP firma en la tablet o el móvil del delegado o del MSL.
A distancia
Recibe un enlace personal de un solo uso por WhatsApp, SMS o email, con verificación OTP opcional.
En congresos
Escanea un QR en el stand y completa el formulario en su móvil.
Las tres generan el mismo registro y la misma evidencia.
Así lo usa el delegado o MSL
Así lo ve el HCP
Tres pasos, en su móvil o en la tablet del delegado.
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Información básica de protección de datos
Es la primera capa. El texto completo está a un clic, en la segunda, como recomienda la AEPD.
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Finalidades y canales
Elige qué quiere recibir y por qué canal, cada cosa por separado. Nada viene premarcado.
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Firma y código OTP
Firma y, si el laboratorio lo ha activado, confirma con un código. Recibe una copia por email.
Consentimiento por finalidad y por canal
Un HCP puede aceptar eventos y rechazar la información comercial, o aceptar WhatsApp y rechazar el SMS.
Por finalidad
Cada una de las cinco finalidades se acepta o se rechaza por separado.
Por canal
Cada canal tiene su propia autorización.
Cambios y revocación
Cada comunicación incluye un enlace a sus preferencias para cambiarlas o retirar el consentimiento cuando quiera.
Qué queda registrado de cada consentimiento
Lo necesario para demostrar qué aceptó cada HCP, cuándo y con qué texto.
- Certificado PDF
- Con los datos del HCP, qué aceptó, el método de firma, la versión del texto legal, la fecha y la hora.
- Registro de auditoría encadenado
- Anota cada paso con fecha, hora e IP: envío, apertura, lectura de cada capa, preferencias, OTP y firma. Los registros se encadenan con huellas SHA-256, así que cualquier modificación se detecta.
- Información en dos capas
- Primero la información básica y, a un clic, el texto completo, como recomienda la AEPD. El registro anota cuándo se mostró cada capa.
- Compliance del laboratorio
- Los textos legales y la base jurídica los decide y redacta el laboratorio, que es el responsable del tratamiento. OptinFlex los muestra, guarda sus versiones y registra quién aceptó cada una.
Dónde están los datos y quién responde de ellos
OptinFlex almacena de forma encriptada exclusivamente la información relacionada con el consentimiento.
Dónde y cómo se tratan
- Datos alojados solo en servidores de la UE.
- Tratamiento conforme al RGPD.
- Derechos de acceso, rectificación y supresión.
- Registro de actividad y trazabilidad.
Cómo se protegen
- Servidor dedicado con base de datos propia para cada laboratorio.
- Copias de seguridad automáticas diarias.
- Firewall y antivirus gestionados.
- Cifrado en tránsito y en reposo.
- Control de usuarios y registro de bajas.
Estratagema tiene la certificación ISO/IEC 27001:2022.
- Certificado
- nº 043339
- Válido hasta
- 02-11-2028
- Auditoría
- Externa, cada año
OptinFlex es multirregión y multiidioma
- Configuración legal por filial
- Cada filial, en la UE o en LatAm, tiene sus propios textos y su configuración.
- En el idioma del HCP
- El formulario aparece en el idioma del dispositivo o en el que elija el HCP.
- Versiones de cada cláusula
- Cada firma queda ligada a la versión exacta del texto que se mostró.
Adaptada a su entorno
- Independiente
- Si se desea que trabaje mediante importaciones y exportaciones aisladas inicialmente.
- Flexible y conectable
- Cada alta, cambio o baja llega al CRM: Veeva Vault CRM, Salesforce Health Cloud, Microsoft Dynamics o desarrollos propios.
Qué aporta a cada equipo
Comercial y MSL
Recogen el consentimiento en la visita o a distancia, sin papeles, y saben por qué canal pueden contactar a cada HCP.
IT
No hay infraestructura que mantener: es SaaS y se integra con API REST y webhooks estándar.
Legal y Compliance
Tienen el registro completo de cada consentimiento para aportarlo ante una reclamación o una inspección.
- Recoge el consentimiento en la visita, a distancia y en congresos.
- Guarda la evidencia de cada firma.
- Mantiene el CRM al día, sin procesos manuales.
Hablemos
Cuéntenos cómo se recoge en su compañía el consentimiento de los profesionales sanitarios y buscamos la forma de mejorarlo con OptinFlex.